 Existem três elementos básicos em toda organização: o Capital Humano, a Tecnologia e a Informação sendo este último conceito um dos fatores mais importantes de uma empresa, já que representa a história da companhia, assim como o respaldo de movimentos e ações.
De acordo a um estudo realizado pela London Chamber of Commerce and Industry, 90% dos negócios que sofrem perda de sua informação vital fecham suas portas depois de 2 anos.
Isto pode nos dar uma idéia bastante clara da importância que tem a informação na Continuidade do Negócio, tema que cobrou muita importância nos últimos anos. Por isso, é fundamental em qualquer empresa, manter e conservar sua informação não só em bom estado, mas também classificada e ordenada, para localizá-la no momento que é preciso.
O tema de auditorias e períodos de retenção da informação, obrigam cada vez mais às empresas a pôr especial atenção na classificação e conservação de seus documentos. Não só é importante os ter fisicamente, mas também mantê-los em ordem, acessíveis e classificados para sua rápida consulta.
Melhores Práticas
Para entender melhor a importância de uma prática eficiente de administração de informação, podemos afirmar que o segredo está em saber identificar e diferenciar entre documentos ou arquivos vitais e informação que é dispensável ou que não é necessário conservar.
Uma vez feita esta depuração, o passo seguinte é separar a informação por temas. Do mesmo modo, para cada tema implementar uma ordem de classificação dependendo de cada conteúdo.
Depois de separar a informação por tópicos, organiza-se fisicamente em pastas. E para poder identificar cada tema, sugerimos-lhe utilizar sistemas de administração adequados e com recurso as Divisórias Personalizáveis, as quais lhe permitirão identificar em cada aba a classificação correspondente.
Considerem que é mais simples localizar arquivos e documentos que se encontram ordenados e classificados no momento justo. E se, além disso, utilizam divisórias com títulos específicos, o trabalho de busca se converte em uma prática simples e rápida; fazendo seu trabalho eficiente e profissional no momento de localizar um documento. |
